Semakin besar studio game, semakin mudah muncul situasi aneh: semua tim sibuk, tetapi proyek strategis justru terlambat.
Satu tim menunggu teknologi, tim lain kekurangan animator, sementara proyek baru terus mendapat greenlight. Masalah seperti ini biasanya bukan karena orang kurang bekerja keras, melainkan portofolio tidak dikelola sebagai satu sistem.
Cara Mengelola Portfolio Project yang baik harus memastikan setiap proyek memiliki prioritas jelas, mendapatkan sumber daya sesuai nilainya, dan tidak menciptakan dependency yang membuat seluruh studio bergerak lambat.
Mulai dari Strategi Studio, Bukan Daftar Proyek
Portfolio management tidak dimulai dari spreadsheet.
Mulailah dari pertanyaan: studio sebenarnya ingin menjadi perusahaan seperti apa dalam tiga sampai lima tahun?
Apakah fokusnya membangun IP sendiri, menjadi spesialis co-development, memperluas franchise existing, masuk mobile, atau meningkatkan kemampuan publishing?
PMI menjelaskan bahwa strategic alignment merupakan salah satu tujuan utama portfolio management. Proyek seharusnya dipilih berdasarkan kontribusinya terhadap tujuan organisasi, bukan hanya karena proyek tersebut terlihat menarik secara individual.
Misalnya, studio ingin meningkatkan kepemilikan IP.
Proyek work-for-hire mungkin menghasilkan cash flow bagus, tetapi jika 90% kapasitas terus digunakan untuk IP pihak lain, portofolio tidak mendukung arah jangka panjang.
Solusinya bukan menghentikan semua kontrak, melainkan menentukan proporsi investasi yang sesuai strategi.
Kelompokkan Proyek Berdasarkan Perannya
Tidak semua proyek mempunyai fungsi bisnis yang sama.
Ada proyek yang menghasilkan cash flow, proyek yang membangun IP, proyek eksperimental, proyek teknologi, dan proyek yang menjaga hubungan dengan partner strategis.
Mengelompokkan proyek membuat evaluassi lebih adil.
Game experimental seharusnya tidak dinilai menggunakan revenue target yang sama dengan sequel franchise utama. Sebaliknya, proyek teknologi internal jangan dibiarkan berjalan bertahun-tahun tanpa indikator manfaat hanya karena tidak memiliki target penjualan.
PMI menyebut kategorisasi sebagai bagian portfolio management yang membantu organisasi mengelompokkan investasi berdasarkan tujuan strategis sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih mudah.
Studio kemudian dapat menentukan batas investasi setiap kategori.
Contohnya, 50% kapasitas untuk franchise utama, 25% untuk proyek baru, 15% untuk partner work, dan 10% untuk technology atau R&D.
Angkanya tidak harus seperti ini, tetapi pembagian membuat strategi terlihat secara nyata.
Gunakan Portfolio Score, tetapi Jangan Bergantung Buta pada Angka
Scorecard membantu membandingkan proyek dengan lebih konsisten.
Studio dapat memberikan nilai untuk market opportunity, IP value, financial return, technical risk, team capability, strategic fit, publisher confidence, dan kebutuhan modal.
Misalnya, masing-masing indikator diberi skor 1–5.
Game A mungkin unggul dalam potensi pasar tetapi buruk dalam production risk. Game B lebih kecil, tetapi sangat cocok dengan kapabilitas tim dan dapat diluncurkan lebih cepat.
PMI menyarankan organisasi memberi ranking terhadap tujuan, menilai kontribusi setiap proyek, lalu melakukan what-if analysis untuk mencari portofolio yang lebih optimal.
Namun scorecard bukan mesin otomatis.
Angka membantu percakapan menjadi objektif, tetapi leadership tetap harus memahami konteks di baliknya.
Jangan Membagi Orang seperti Memindahkan Kotak
Masalah resource allocation sering muncul karena spreadsheet membuat manusia terlihat sangat mudah dipindahkan.
“Tambahkan dua engineer dari Game A ke Game B” terlihat sederhana.
Dalam praktiknya, engineer tersebut mungkin membutuhkan beberapa minggu untuk memahami codebase baru. Game A juga kehilangan konteks dan velocity.
Capacity planning perlu memperhitungkan skill, availability, onboarding cost, dan beban kerja nyata. Atlassian mendefinisikan kapasitas sebagai kemampuan aktual tim berdasarkan workload, waktu, serta skillset, bukan hanya jumlah kepala.
Karena itu, prioritaskan alokasi tim yang stabil.
Jika memungkinkan, pindahkan kapasitas di antara milestone besar, bukan setiap minggu berdasarkan proyek mana yang sedang terbakar.
Studio yang terlalu sering memindahkan orang dapat terlihat efisien di spreadsheet tetapi kehilangan produktifitas melalui context switching.
Temukan Shared Team yang Menjadi Bottleneck
Studio multi-tim biasanya memiliki fungsi yang dipakai bersama.
Audio, cinematic, engine, build engineering, QA, localization, user research, dan publishing support sering menjadi shared services.
Tim semacam ini dapat menjadi hidden bottleneck.
Empat game mungkin memiliki cukup programmer dan artist, tetapi semuanya membutuhkan QA pada bulan yang sama.
Atlassian menyarankan penggunaan unified portfolio view untuk melihat kapasitas dan dependency lintas tim sebelum konflik tersebut muncul di tahap akhir.
Buat forecast minimal dua atau tiga kuartal untuk shared resources.
Kalau permintaan melebihi kapasitas, pilihan harus dibuat sejak awal: mengubah jadwal, menambah external partner, mengurangi scope, atau menaikkan kapasitas internal.
Jangan menunggu semua producer berebut orang yang sama.
Kelola Dependency seperti Risiko Bisnis
Dependency bukan sekadar garis di roadmap.
Setiap dependency menciptakan kemungkinan satu tim terlambat karena keputusan tim lain.
Misalnya, Game B membutuhkan fitur streaming dunia dari engine team sebelum vertical slice. Jika teknologi tersebut mundur tiga bulan, milestone Game B ikut bergeser meskipun tim Game B bekerja sesuai jadwal.
Portfolio dashboard perlu menunjukkan dependency kritis dan dampak turunannya.
Atlassian menekankan bahwa visibility lintas tim membantu organisasi menemukan dependency lebih awal dan mengambil keputusan trade-off sebelum pekerjaan tertahan.
Tetapi tujuan terbaik bukan hanya mengelola dependency.
Studio juga perlu mengurangi dependency melalui modular tools, reusable systems, API yang jelas, documentation, dan ownership yang lebih independen.
Semakin sedikit proyek saling menunggu, semakin tahan portfolio terhadap gangguan.
Gunakan Kill, Hold, dan Accelerate Decision
Tidak semua keputusan portofolio hanya “lanjut” atau “batal”.
Setidaknya gunakan tiga pilihan.
Accelerate diberikan kepada proyek yang menunjukkan sinyal kuat dan membutuhkan tambahan kapasitas. Hold untuk proyek yang masih potensial tetapi belum waktunya menerima resource besar. Kill untuk proyek yang tidak lagi layak.
Model seperti ini membantu studio menghindari sunk-cost fallacy.
Embracer memberikan contoh besarnya tantangan alokasi pipeline. Pada FY2024/25 perusahaan melaporkan 108 proyek PC/console dalam pipeline, dan manajemen secara eksplisit menekankan pentingnya investasi serta timing proyek terhadap ROI.
Proyek yang sudah menghabiskan banyak uang tidak otomatis harus diselesaikan.
Pertanyaan yang lebih tepat adalah: jika proyek ini baru diajukan hari ini dengan informasi yang sekarang kita miliki, apakah kita masih akan mendanainya?
Bangun Ritme Portfolio Review yang Sederhana
Studio tidak membutuhkan rapat portfolio setiap hari.
Yang dibutuhkan adalah cadence yang jelas.
Review bulanan dapat fokus pada schedule, budget, kapasitas, dan dependency. Review kuartalan membahas strategic fit, peluang pasar, investasi, serta keputusan hold, kill, atau accelerate.
Atlassian juga mendorong portfolio management yang iteratif daripada perencanaan tahunan yang kaku. Dalam pendekatan agile portfolio, scope, timing, dan resource allocation dapat berubah berdasarkan informasi baru.
Batasi dashboard pada indikator yang mendukung keputusan.
Misalnya: milestone confidence, budget variance, burn rate, staffing gap, top dependency, market confidence, dan strategic score.
Jika dashboard memiliki 70 KPI tetapi tidak membantu menentukan tindakan, dashboard tersebut hanya menjadi dekorasi.
Belajar dari Model Multi-Project di Industri Game
Model multi-project sebenarnya bukan konsep baru dalam industri game.
Remedy pernah menjelaskan bahwa beberapa proyek pada tahap development berbeda dapat membantu menciptakan kontinuitas produksi dan diversifikasi risiko.
Perusahaan juga menggunakan teknologi serta workflow bersama agar beberapa tim mendapatkan sinergi dari investasi yang sama.
Pada 2020, Remedy bahkan melaporkan lima game utama berjalan secara paralel, terdiri dari 15 proyek berbeda pada 10 platform, sambil menggunakan ratusan external talent melalui berbagai partner.
Contoh tersebut menunjukkan bahwa skalabilitas tidak hanya berasal dari menambah orang.
Proses, teknologi, external development, governance, dan disiplin prioritization sama pentingnya.
Studio yang tumbuh tanpa sistem portfolio justru dapat menjadi lebih lambat ketika tim bertambah.
Cara Mengelola Portfolio Project di studio multi-tim berarti memilih pekerjaan yang paling bernilai, bukan membuat semua tim selalu sibuk.
Kelompokkan proyek berdasarkan perannya, ukur kapasitas realistis, kurangi dependency, dan gunakan keputusan accelerate, hold, atau kill secara disiplin.
Bangun portfolio review yang rutin agar sumber daya selalu berpindah menuju proyek yang paling mendukung kesehatan dan strategi studio.